Prije ili kasnije svakom našem čovjeku vani zatreba papir iz domovine. Za vjenčanje, za državljanstvo, za penziju, za upis djeteta, za nasljedstvo. I skoro uvijek se desi isto: papir stigne, a onda ga u njemačkoj ili austrijskoj službi vrate uz rečenicu da “nedostaje Apostille”.
Ovaj tekst objašnjava šta je to, kad se traži i kako se pribavlja bez tri putovanja.
Šta je Apostille
Apostille je pečat kojim jedna država potvrđuje da je dokument izdala njena ovlaštena institucija. Ne potvrđuje sadržaj dokumenta, nego njegovu vjerodostojnost: da je pečat pravi, da je potpisnik ovlašten i da institucija stvarno postoji.
Uveden je Haškom konvencijom iz 1961. da bi zamijenio staru, sporu legalizaciju preko ambasada. Umjesto lanca ovjera, dovoljan je jedan pečat u zemlji koja je dokument izdala.
Sve zemlje bivše Jugoslavije, kao i Njemačka, Austrija i Švicarska, članice su te konvencije.
Kada vam Apostille treba, a kada ne
Treba, po pravilu, kada:
- dokument iz domovine predajete instituciji u inostranstvu (matičar, služba za državljanstvo, penzioni fond, sud, univerzitet);
- dokument iz inostranstva predajete instituciji u domovini.
Možda ne treba, kada:
- postoji bilateralni sporazum između dvije države koji dokumente oslobađa svake ovjere. Takvi sporazumi postoje i treba ih provjeriti, jer mogu uštedjeti i vrijeme i novac;
- riječ je o određenim javnim ispravama koje se razmjenjuju između zemalja članica EU, gdje za dio dokumenata postoji pojednostavljeni režim s višejezičnim standardnim obrascima;
- institucija koja traži dokument izričito kaže da joj je dovoljna obična kopija.
Praktično pravilo: prije nego pokrenete bilo šta, pitajte instituciju kojoj papir predajete šta tačno traži. Traže li original ili kopiju, treba li Apostille, treba li prijevod i mora li prijevod biti urađen u toj zemlji. Jedno pitanje unaprijed štedi mjesec dana.
Kako se pribavlja, korak po korak
1. Pribavite sam dokument. Izvod iz matične knjige rođenih, vjenčanih, uvjerenje o državljanstvu, uvjerenje o nekažnjavanju, diplomu. Bitno: tražite novi izvod, ne kopiju starog. Mnoge institucije ne primaju izvode starije od tri ili šest mjeseci.
2. Provjerite treba li vam višejezični obrazac. Matične službe u regionu izdaju i izvode na višejezičnom obrascu. Za neke svrhe u EU takav izvod prolazi bez dodatnog prijevoda, što je velika ušteda.
3. Idite po Apostille. Stavlja se u državi koja je dokument izdala, nikako u inostranstvu. Nadležnost se razlikuje po zemljama i vrsti dokumenta, obično su to sudovi ili ministarstva. Provjerite kod institucije koja je izdala dokument ko tačno stavlja pečat i gdje.
4. Prijevod kod sudskog tumača. Nakon Apostille pečata, dokument se prevodi. Redoslijed je bitan: prvo Apostille, pa prijevod, jer se prevodi i sam pečat. Ako prvo prevedete, pa stavite Apostille, prijevod je nepotpun i vraćaju ga.
5. Provjerite gdje prijevod mora biti urađen. Njemačke i austrijske službe često traže prijevod sudskog tumača ovlaštenog u toj zemlji, a ne prijevod urađen u domovini. Ovo je najčešći razlog odbijanja dokumenata i najskuplja greška, jer se plaća dvaput.
Ako ne možete ići lično
Ovo je situacija u kojoj je većina nas.
- Punomoć. Rodbini ili advokatu se može dati punomoć da pribavi dokument i ovjeri ga. Punomoć se ovjerava kod notara ili u konzulatu.
- Konzulat. Naši konzulati u inostranstvu izdaju dio dokumenata i ovjeravaju potpise i kopije. Ne izdaju sve, ali vrijedi provjeriti prije nego se planira put.
- Elektronski zahtjevi. Dio matičnih službi u regionu prima zahtjeve online ili poštom. Provjerite na stranici općine u kojoj ste rođeni.
- Agencije. Postoje agencije koje pribavljaju dokumente uz naknadu. Korisno kad se žuri, ali provjerite kome dajete lične podatke.
Koliko traje i koliko košta
Realno računajte:
- izdavanje izvoda: od istog dana do nekoliko sedmica, ovisno o tome je li matična knjiga digitalizovana;
- Apostille: obično brzo, od istog dana do nekoliko dana;
- sudski tumač: nekoliko dana;
- slanje pošte u inostranstvo: sedmica ili više.
Ukupno, planirajte mjesec dana, a za dokumente iz starih matičnih knjiga i duže. Nikad ne ostavljajte pribavljanje papira za zadnju sedmicu pred rok.
Najčešće greške
- Prijevod prije Apostille pečata. Papir se vraća, plaća se ponovo.
- Prijevod urađen u pogrešnoj zemlji. Uvijek pitati traži li institucija domaćeg tumača.
- Prestar izvod. Mnoge službe traže dokument ne stariji od tri ili šest mjeseci.
- Kopija umjesto originala. Za većinu postupaka traži se original s pečatom.
- Neusklađeni podaci. Ako se ime, prezime ili datum razlikuju između dokumenata (a razlikuju se često, zbog promjene prezimena ili različitog upisa), to se rješava prije, ne u toku postupka.
- Djeca rođena vani nisu upisana u matične knjige domovine, pa izvoda nema ni da ga tražite.
Naručite jednom, naručite više
Praktičan savjet iz iskustva: kad već pribavljate izvod s Apostille pečatom, naručite dva ili tri primjerka odjednom. Razlika u cijeni je mala, a papir isti trebat će vam za državljanstvo, pa za penziju, pa za nešto treće. Institucije zadržavaju original i ne vraćaju ga.
Zvanični izvori
Aktuelne propise, iznose i obrasce provjerite direktno kod nadležnih institucija:
- Auswärtiges Amt, njemačko ministarstvo vanjskih poslova
- Ministarstvo spoljnih poslova Srbije
- Ministarstvo vanjskih i europskih poslova Hrvatske
- Vlada Crne Gore, portal gov.me
Alat: Checklista dokumenata — spisak papira za selidbu, prijavu adrese, diplomu i vozačku dozvolu.
Pročitajte i
- Dvojno državljanstvo i pasoš: korak po korak
- Nasljedstvo i imovina u domovini kad živite vani
- Brak sklopljen u inostranstvu: kako ga upisati u domovini
Napomena: Nadležnosti za izdavanje Apostille pečata, rokovi i zahtjevi za prijevod razlikuju se po zemljama i mijenjaju se. Prije pokretanja postupka provjerite kod institucije kojoj predajete dokument i kod nadležne službe u zemlji izdavanja. Ovo nije pravni savjet.
Koji dokument vam je zadao najviše muke i gdje je zapelo? Napišite u komentar, pravimo spisak nadležnih institucija po zemljama.
Odgovori